Grontmij kiest voor sjabloon- en documentcreatie via MIT Office

Grontmij kiest voor sjabloon- en documentcreatie via MIT Office van Mit Office

Door: Mit Office  17-12-2007
Trefwoorden: Bouwstenen, Huisstijlbewaking, Digitale Documenten

Documenten organisatiebreed en in meerdere talen beschikbaar

Grontmij behoort met 7.000 medewerkers tot de top van de Europese advies- en ingenieursbureaus. Binnen Grontmij streeft men naar vrijheid in gebondenheid. Zo is er sprake van één Grontmij, maar wel met behoud van de lokale identiteit en uitstraling. MIT Office draagt hier als sjabloon- en documentoplossing aan bij. Documenten zijn via MIT Office voortaan in meerdere talen beschikbaar, rekening houdend met de regels en eisen die gelden per land.

Stan van Dam, Service Level Manager bij Grontmij: “Binnen Grontmij werd de huisstijl bij documenten veelal toegepast met behulp van de macro- en sjabloonfunctie van Microsoft Word. Dit functioneerde goed, bij een beperkt aantal landen die hun eigen wensen en verplichtingen gerealiseerd zagen. De voorwaarden, wensen en tradities voor documenten groeiden echter aanzienlijk toen Grontmij besloot om uit te breiden naar andere landen binnen Noordwest-Europa. Deze uitbreiding had diverse consequenties voor de aanwezige correspondentie en huisstijl. Zo heeft elk land zijn eigen specifieke eisen en tradities qua inhoud en structuur van een document. Daarnaast werkten veel mensen al jarenlang met bepaalde sjablonen en zijn er gewoonten ontstaan die lastig te doorbreken zijn.”

Met MIT Office heeft Grontmij een krachtig instrument in handen voor het beheer en de creatie van sjablonen en documenten. Één centraal ‘corporate’ sjabloon dient als basis voor de landspecifieke sjablonen. Deze worden vervolgens centraal aangeboden binnen Grontmij en organisatiebreed voorzien van de meest actuele gegevens via een speciaal ontwikkelde Web Service. Dit betekent dat er in Nederland gebruik kan worden gemaakt van een Nederlands sjabloon in bijvoorbeeld de Duitse taal, maar ook van een Engels sjabloon in de Engelse taal.

MIT Office geeft met haar uitgebreide multi-language functionaliteit (Engels was al standaard aanwezig als extra taal) invulling aan een situatie die onontbeerlijk is voor organisaties die projecten uitvoeren over de grenzen en corresponderen met klanten en collega’s uit verschillende landen en disciplines. Stan van Dam: “De keuze voor MIT office is vooral ingegeven door het feit dat we hiermee investeren in een systeem waarmee de verantwoordelijkheden voor gebruik, verplichte en gewenste zaken en tradities binnen documenten dicht bij de gebruiker komen te liggen. Hiermee worden de lijnen naar veranderingen en wensen van gebruikers niet alleen het best begrepen, ze zijn ook het kortst.”

Over Master it, de makers van MIT Office
Master it is producent en leverancier van de complete en betaalbare documentproductie en huisstijloplossing MIT Office. MIT Office zorgt ervoor dat met bestaande gegevens en conform de huisstijl automatisch documenten worden geproduceerd, geprint, gepubliceerd of als e-mail verstuurd. Zowel enkelvoudig op de werkplek als in batches op de server. MIT Office biedt organisaties de mogelijkheid om efficiënter, uniform en foutloos te communiceren. Het vereenvoudigt het werken met documenten en verbetert de kwaliteit van de bedrijfsprocessen. Zie ook  

Over Grontmij
Grontmij is een multidisciplinair advies- en ingenieursbureau en met ruim 7.000 professionals actief op het gebied van bouw, infrastructuur, milieu, water, energie en industrie. Grontmij wil de beste lokale dienstverlener zijn in Noordwest-Europa en meerwaarde leveren op het hele traject van advies, ontwerp, engineering, contracting en management van multidisciplinaire projecten. Zie ook: .


# # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # #
# # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # #


Noot voor de redactie, niet voor publicatie
Voor meer informatie over MIT Office en Master it kunt u contact opnemen met Arjen Hartog op nummer 040-2323395 of e-mail naar .

Trefwoorden: Bouwstenen, Digitale Documenten, Document Manager, Documentgenerator, Huisstijlbewaking