Travel Management - data zijn key!

Travel Management - data zijn key! van Simacon Interim Management, Consultancy & Recruitment

Door: Simacon Interim Management, Consultancy & Recruitment  08-06-2009
Trefwoorden: Inkoop, Procurement, Zakenreizen

Met één druk op de knop opent een venster op het beeldscherm, de computer geeft gevlogen afstanden en boekingsklassen aan, nog een paar keer klikken en alle hotelovernachtingen, categorieën huurauto’s en het aantal treinreizen worden weergegeven. Hoe vaak werd op rekening van de firma bij tankstations van een bepaald merk getankt? Het antwoord op deze vragen wordt geleverd door af te rekenen met creditcards – de data vormt een uitstekende basis voor de onderhandeling met leveranciers over speciale condities. Reisuitgaven zijn omvangrijk en kunnen uitstekend in cijfers worden uitgedrukt. Tot in detail. Controle is het begrip dat alles overkoepelt. Op de vraag of Travel Management zonder controle duurzaam vruchten kan afwerpen, antwoordt de Travel Management-expert Liane Feisel kort en krachtig: "Nee." Daaruit kan het volgende worden geconcludeerd: Travel Management functioneert niet zonder controle. Maar bij veel bedrijven liggen werelden van verschil tussen theorie en praktijk. De meeste ondernemingen geven weliswaar aan reiskosten te analyseren, maar slechts enkelen van hen analyseren deze aan de hand van professionele controle- c.q. anaylse-tools (uitkomst AirPlus International Travel Management Study). Ook mevrouw Feisel kan dit op grond van haar dagelijkse werk als adviseur alleen maar bevestigen. Niet zelden hebben ondernemingen een aangewezen verantwoordelijke voor Travel Management, maar wordt niets gedaan aan reiskostencontrole. Er wordt flink gereisd, maar hoeveel Meer dan goochelen met getallen alleen Wie modern Travel Management wil bedrijven, kan niet zonder controle van reiskosten waarmee de positie ten opzichte van zowel dienstverleners als reizende medewerkers wordt verstevigd. TRAVEL MANAGEMENT 14 AIRPLUS AIRPLUS 15 5 geld wordt uitgegeven aan de verschillende reisonderdelen, blijft een geheim. De reiskoffer avanceert tot de beroemde black box. Daarbij is met behulp van controle en analyse een consequente kostencontrole mogelijk, waardoor de kosten van zakenreizen effectief kunnen worden gestuurd. Huub Smeets, Managing Partner bij Simacon, spreekt duidelijke taal en is het met Feisel eens: "Wie op het gebied van zakenreizen geld wil besparen, kan niet zonder controle." De experts becijferen besparingspotentieel op 10 tot 20%. Reizen kost geld – dat staat als een paal boven water. Dat véél reizen veel geld kost, moge ook duidelijk zijn. Het is echter geen wet van Meden en Perzen dat aan reiskosten niet te tornen valt. Het probleem: vaak zijn ondernemingen in de loop der tijd gegroeid waardoor steeds meer reizen worden ondernomen. De reizen stijgen in frequentie en gaan ook steeds vaker over langere afstanden via weg, rails of lucht. Wanneer bezuinigingen worden ingevoerd, wordt op dit gebied vaak globaal bezuinigd: minder reizen = minder kosten. Daarbij wordt dan vaak vergeten dat op lange termijn ook op de kosten voor zakenreizen kan worden bezuinigd door optimalisatie van interne processen en een gedetailleerde analyse. Dat wil niet zeggen dat absoluut noodzakelijke reizen moeten worden beperkt of dat dramatisch moet worden gekort op de kwaliteit van reisprestaties. "Wie de eigen cijfers uit de categorie zakenreizen kent en weet te interpreteren, heeft een groot voordeel," zegt Huub Smeets. Een pleidooi voor controle. Maar het zijn vooral deze cijfers die veel mensen afschrikken - weet Liane Feisel uit ervaring – en ze heeft het over een "wirwar van gegevens en gegevensbronnen," Airlines, hotels, spoorwegen, autoverhuurders, reisbureaus – allemaal dienstverleners van bedrijven en ieder van hen beschikt over informatie die voor Travel Managers in deze ondernemingen van belang kan zijn. Hiervoor noemt Smeets twee belangrijke redenen: "Enerzijds de optimalisering van de inkoop, anderzijds de aanpassing van de richtlijnen met betrekking tot zakenreizen." Thema inkoop, bijvoorbeeld airlines: hoeveel vluchten, welke reisklassen, welke vliegsegmenten en afstanden boekt een bedrijf? In de data schuilt het antwoord op deze vragen. "De gegevens kunnen worden benut voor onderhandelingen met de dienstverleners," benadrukt Huub Smeets. Wie de overnachtingsstatistieken van het eigen bedrijf analyseert en vaststelt dat reizende collega’s in een stad als Keulen in tien verschillende hotels logeren, kan ingrijpen. Nog beter: hij moet ingrijpen. Wanneer het Travel Management ertoe besluit, in de domstad op vaste basis samen te werken met twee of drie hotelpartners, bereikt de Manager met dit stroomlijnen van volume een betere onderhandelingspositie tegenover de afzonderlijke hotels, waardoor gunstigere prijzen kunnen worden overeengekomen. Hier is de wiskundige formule van de kwantiteit van toepassing: volume omhoog, prijs omlaag. "Een eenvoudig rekensommetje - vanaf 50 hotelovernachtingen of soms zelfs minder, is het zinvol om met een hotel of hotelketen Besparingspotentieel bij doelgerichte controle van reiskosten Bron: Feisel Consulting –15 % –10 % –5 % – 30 % vliegtickets W reiskosten W besparingspotentieel hotelovernachtingen treinreizen huurauto's 16 AIRPLUS TRAVEL MANAGEMENT over speciale bedrijfstarieven te onderhandelen," aldus Smeets. "Controle heeft als doel zaken transparant te maken," verklaart Liane Feisel. Net als Smeets is zij zich bewust van een ernstig probleem: "Indien er geen homogene bron is." Smeets benadrukt: "Gegevens worden verkregen door structuren te creëren." Wie via een bij een reisbureau gedeponeerde bedrijfsaccount boekt en daarnaast zijn medewerkers gedurende de reis hun uitgaven – die via de onderneming moeten worden afgerekend – laat betalen met een creditcard van de zaak, heeft al twee betrouwbare en gedetailleerde gegevensbronnen. Dienstverleners als AirPlus verwerken deze gegevens bedrijfsgerelateerd en zorgen voor transparantie in de jungle van reisdata. Voor Travel Managers bieden de afrekeningen een solide basis voor rapportages en verslaglegging. Als de afrekeningen bovendien worden ingevoerd in analyse-tools, zoals de AirPlus Information Manager, zijn zelfs uiterst gedetailleerde analyses mogelijk. Maar alleen over de cijfers beschikken is niet alles. "Travel Managers moeten de gegevens kunnen beoordelen," verklaart Liane Feisel. Alleen analyses en interpretaties leveren conclusies op voor de eigen positie in onderhandelingen met dienstverleners of voor noodzakelijke veranderingen in het reserverings- en reisgedrag van de medewerkers. Is het zinvol om medewerkers met een 'Frequent Flyer Card' op reis te sturen? Worden de richtlijnen voor zakenreizen bij het huren van auto’s of bij het reserveren van vluchten opvallend vaak genegeerd? Als het antwoord "Ja" is, kan de Travel Manager ingrijpen en corrigeren. Ook hier geldt: cijfers leveren de informatie. "In enkele bedrijven is het gebruikelijk geworden dat men de richtlijnen voor zakenreizen simpelweg negeert," weet Smeets. Bij de gegevensanalyse moet vaak heel goed gekeken worden om geen appels met peren te vergelijken. Wie vliegtarieven onder de loep neemt, moet opletten dat vergelijkbare vluchten tegen elkaar afgewogen worden. Wanneer over het hoofd wordt gezien dat bij de ene afrekening tarieven inclusief brandstoftoeslagen werden berekend en bij de andere niet, is een vergelijking al onmogelijk. "Let op deze valkuil," waarschuwt de expert Feisel en verwijst naar de strikte noodzaak om met zuivere gegevens te werken. Controle mag bovendien geen eendagsvlieg zijn. "Het gaat hierbij om een voortdurend proces," zegt Liane Freisel. Hoe vaak de cijfers moeten worden geanalyseerd, verschilt per onderneming. Terwijl grote concerns voortdurend, minstens een keer per maand of per kwartaal de reisgegevens evalueren en controleren, is bij kleine en middelgrote ondernemingen normaalgesproken één controle per kwartaal of half jaar voldoende, aldus de expert. En uiteindelijk blijkt dan, dat professionele controle de moeite waard is. 5 AIRPLUS 17 Negatieve invloed van de crisis op zakenreizen 63 % Europa VS 42 % Als gevolg van de crisis geldt een volledige stop op zakenreizen 19 % Europa VS 2 % Tegen de achtergrond van een wereldwijd afkoelende conjunctuur heeft Air- Plus een programma gestart om ondernemingen te helpen bij de realisatie van extra besparingspotentiëlen in hun dagelijks zakenreismanagement. "In economisch moeilijke tijden is het uitermate belangrijk om de processen optimaal te sturen en te onderkennen waar nog niet alle mogelijkheden voor kostenbesparing benut zijn. Alleen op die manier is het mogelijk om met het oog op dalende reisbudgetten de vereiste mobiliteit van de onderneming te behouden. Die mobiliteit is vooral nu essentieel om bestaande zakelijke contacten te intensiveren en nieuwe aan te knopen," legt Lian Wolfs, Director AirPlus BeNeLux uit. Het 'Initiatief voor meer efficiëntie in het Travel Management' is daarbij gericht op zowel de directe als de in - directe kosten. Zo levert de 'AirPlus Savings Tracker' ondernemingen individuele kostenrapportages over alle uitgaven en geeft de reisverantwoordelijken daarmee praktijkgerichte informatie over mogelijke besparingspotentiëlen. Bovendien kunnen bedrijven met een speciale 'Savings Calculator' heel concreet uitrekenen, hoeveel zij kunnen bezuinigen met behulp van professionele kostenbesparings-tools. 5 Initiatief voor meer efficiëntie in Travel Management In Europa zijn 42% van de bedrijven getroffen. De huidige economische crisis heeft een groeiende impact op het Business Travel Management over de hele wereld; echter, de crisis manifesteert zich verschillend tussen Amerikaanse en Europese bedrijven. Tot op heden heeft 'slechts' 42% van de Europese reis - afdelingen gerapporteerd, dat de crisis hun zakelijke uitvoering raakt. Anderzijds, heeft 63% van de Amerikaanse bedrijven aangegeven dat de economische problemen een impact hebben op hun beleid met betrekking tot de uitvoe - ring van hun zakenreismanagement. Dit zijn de resultaten van een enquête onder 544 Travel Managers die half februari 2009 door AirPlus, specialist en marktleider op het gebied van betaal - Onderzoek naar de economische crisis Tweederde van de Amerikaanse bedrijven voelt de negatieve effecten in Business Travel. oplossingen en managementinformatiesystemen voor het beheer van zakenreizen, werd gehouden. Het onderzoek werd gehouden in de Verenigde Staten en acht Europese zakelijke reismarkten. De gevolgen van de economische crisis zijn zo gevarieerd als het kader van het onderwerp zelf: In Europa vertrouwen bedrijven in eerste instantie op maatregelen voor directe kostenbesparingen door een keuze te maken voor meer betaalbare hotels en vluchten: kostenbesparing treedt alleen op na het reizen. In de Verenigde Staten is de reactie compleet anders: bedrijven besparen in eerste instantie kosten door het aantal reizen te reduceren, oriëntatie voor meer betaalbare condities komt op een tweede plaats. Interessant is, dat 19% van de ondervraagde Amerikaanse bedrijven aangaf, dat zij op grote schaal een volledige stop op zakenreizen heeft afgekondigd. In Europa, dat nog steeds een zeldzame uitzondering vormt, zei slechts 2% van de Europese bedrijven dat alle zakenreizen waren geannuleerd. Basis voor deze publicatie zijn de actuele voorspellingen en verwachtingen van Travel Managers uit voor - aanstaande en

Trefwoorden: Business Travel Management, Inkoop, Npr-inkoop, Npr-procurement, Procurement, Travel Procurement, Zakenreizen,

Contact Simacon Interim Management, Consultancy & Recruitment

E-mail

Deze pagina afdrukken

Share