“Commissaris moet vertrouwen op eigen intuïtie"

“Commissaris moet vertrouwen op eigen intuïtie" van Ebbinge & Company

Door: Ebbinge & Company  10-07-2009

Integriteit is cultuurkwestie
De vraag hoe je als RvC inhoud geeft aan integriteit leidde die middag tot de vaststelling dat hier geldt: goed voorbeeld doet goed volgen. Hiervoor is primair een cultuur nodig die ertoe bijdraagt dat collega commissarissen elkaar aanspreken op dit onderwerp en de interne discussie niet uit de weg gaan. Integriteitscodes bieden weliswaar handvatten voor naleving, maar bieden tegelijkertijd niet de garantie. Ieder zal hierin individueel zijn/haar verantwoordelijkheid moeten nemen. Het gaat erom hierover te communiceren. Überhaupt het onderwerp met regelmaat op de agenda plaatsen of bij besluitvorming de toets van integriteit hanteren, zorgt al voor meer bewustwording en alertheid. Een advies van één van de commissarissen was helder: zorg dat je vanaf het eerste moment van aantreden je op dit vlak laat gelden. “Kijk je als commissaris het eerst even aan, is het momentum verloren”.

Dat hiervoor professionele distantie noodzakelijk is, werd onderschreven. Het wordt dan ook van belang geacht bij het benoemen van nieuwe leden een transparante benoemingsprocedure te houden, waarbij gelet wordt op persoonlijkheid, kwaliteiten en achtergronden van kandidaten. En niet of men de te benoemen collega kent uit andere bekende circuits.

Informatie en zichtbaarheid zijn key
Vraagpunt bij de gespreksdeelnemers was de informatievoorziening. Hoe ontwikkelt een lid van de RvC goed zicht op integer handelen van de corporatie waarvoor hij/zij verantwoordelijk is. Sleutel hierin lijkt naast communicatie de informatievoorziening. De ene commissaris constateert dat er te weinig informatie wordt verstrekt, terwijl de andere zich beklaagt over een overdosis aan informatie. De ècht belangrijke zaken raken daardoor ingekapseld in de brei aan documenten die worden aangeboden. Opmerkelijk was de opmerking van één van de aanwezigen, die weleens had meegemaakt dat de managementletter van de accountant door de directeur-bestuurder niet werd bijgesloten bij de jaarrekening, maar dat hiervan een zelfgemaakte samenvatting werd aangeboden. De vraag hoe je fraude kan herkennen cq kan voorkomen leverde uiteenlopende informatie op. Wat in ieder geval van belang is, is de zichtbaarheid van de commissaris voor de organisatie. Daarnaast werd geopperd in voorkomend geval de directe vraag te stellen. Mocht bijvoorbeeld de aankoop door een directeur van een buitensporig duur huis niet kunnen worden verklaard, rest je niets anders dan er naar te vragen.

Inspiratie, intervisie en herkenning
Onze expert sessies hebben als doel om inspiratie te bieden aan toezichthouders en commissarissen. Het helpt om te refelecteren op het eigen functioneren en feedback te ontvangen van onze consultants die vele jaren werken in deze sector en een veelheid aan best practices tegenkomen. Natuurlijk is er ook veel herkenning bij het thema integriteit. We spreken er allemaal over, maar als je er middenin zit, is het moeilijker om er adequaat mee om te gaan. Dan is het goed om te weten dat je niet de enige bent, die hiermee worstelt.

Gerelateerde artikel: Integriteit: Imago of identiteit?
Meer informatie: wij verwijzen u graag naar de praktijk van Bouwen, Vastgoed & Infra van Ebbinge & Company