´Het Papierloze Kantoor´ puilt uit van het papier

´Het Papierloze Kantoor´ puilt uit van het papier van PublieksWerk

Door: PublieksWerk  24-10-2012
Trefwoorden: Iron Mountain

Nieuw Iron Mountain onderzoek toont aan dat Europese bedrijven grote risico´s lopen door het chaotische beheer van hun dossiers en documenten Rotterdam, 24 oktober 2012 – Morgen, donderdag de 25e oktober 2012 is het ´World Paper Free Day´. Maar ´Het Papierloze Kantoor´ ligt nog ver buiten bereik van de meeste Nederlandse en Europese bedrijven. Uit nieuw onderzoek* van informatiemanager Iron Mountain blijkt dat papieren dossiers en documenten uiterst belangrijk zijn en dat voorlopig blijven. Slechts 1 procent van de ondervraagden heeft een ´papierloos kantoor´. De onderzoekers ondervroegen informatiebeheerders in de juridische, farmaceutische, financiële en industriële sector in Nederland, Duitsland, Frankrijk, Hongarije, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. Het onderzoek toont aan dat de meeste onderzochte bedrijven problemen ondervinden met hun informatiebeheer en de grote papieren archieven die zij in het eigen kantoor aanhouden. Overvolle en ongeorganiseerde opslagsystemen stellen bedrijven bloot aan verhoogde risico´s op gegevensverlies en schade, en maakt dat de waarde onbenut blijft die de informatie vertegenwoordigt. Waterschade, schimmel en muizen Meer dan de helft van de onderzochte bedrijven (58%) gebruikt voor het archiefbeheer van zijn papieren bestanden een archief in het eigen kantoor. In veel gevallen is dat in de kelder, waar gevoelige klantgegevens en essentiële bedrijfsinformatie blootstaan aan verhoogde risico´s op waterschade door overstroming, verwering en schimmel, en het aanvreten door muizen en ander ongedierte. Ruim de helft (51%) van de bedrijven die Iron Mountain onderzocht, geeft aan dat belangrijke klantencorrespondentie grotendeels op papier is gearchiveerd. Liefst 45 procent van de respondenten zegt dat de toegangs- en opslagmogelijkheden van zijn archief ´aanmerkelijk onder druk´ staan, waardoor informatie niet snel genoeg kan worden opgevraagd. 37 Procent gaat zelfs zo ver de opslagfaciliteiten als ´chaotisch´ te bestempelen, met weinig tot geen structuur, en soms onvindbare bestanden. Alarmerend is de 2 procent van de bedrijven waarbij amper enige structuur in de klantencorrespondentie zit. Veel bedrijven maken zich ernstig zorgen over de zakelijke gevolgen die het beheer van hun papieren informatie heeft. Minder dan een kwart (24%) vindt de toegang tot klantinformatie toereikend voor een goed klantbeheer. 49 Procent vreest het verlies van de documenthistorie en een kwart denkt geen informatiebeheer-strategie te kunnen invoeren die zowel papier als digitaal archiveren omvat. Papier-Efficiënt ”´Het Papierloze Kantoor´ is vaak een onhaalbare doelstelling, maar ´Papier-Efficiënt´ moet wel haalbaar zijn”, zegt Jeroen Strik, commercieel directeur van Iron Mountain in Nederland, België en Duitsland. ”Bedrijven produceren en kopiëren papieren documenten en slaan die op, en blijven dat voorlopig nog doen: ons onderzoek toont aan dat slechts 1 procent van de Europese bedrijven een paperloze werkomgeving heeft gecreëerd.” Digitaliseringsaanpak ”Ons advies is om niet overhaast alles te digitaliseren wat je hebt, maar eerst te begrijpen hoe informatie wordt gebruikt en de veelgebruikte documenten dan te digitaliseren”, zegt Jeroen Strik. ”Beste aanpak om problemen beheersbaar te maken, is door je eerst te richten op documenten die van kritiek belang zijn, zoals bedrijfsdocumenten, klantgegevens en zakelijke bedrijfsinformatie, of business intelligence. Daarna kan het overige voor een overeengekomen periode extern worden opgeslagen en beheerd. Opgevraagde informatie kan vervolgens op afroep digitaal worden aangeleverd. Ongebruikte dossiers komen in aanmerking voor veilige vernietiging archief. Het is praktisch en waardevol om zo te komen tot een goed Corporate Information Responsibility-programma.” *Coleman Parks Research, Iron Mountain Study, augustus 2012 omvat 760 vraaggesprekken met bedrijven in zes Europese landen: Nederland, Duitsland, Frankrijk, Hongarije, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. De ondervraagden hebben verantwoordelijke functies in IT, marketing, klantenservice en juridische zaken bij bedrijven met 150 tot 2500 medewerkers in de juridische, farmaceutische, financiële en industriële sector. Over Iron Mountain Iron Mountain (NYSE: IRM) is de grootste informatiemanager ter wereld. De diensten die Iron Mountain biedt voor het beheer van fysieke en digitale data, doen de kosten, risico´s en inefficiënties van klanten drastisch dalen. Iron Mountains oplossingen zorgen dat klanten hun informatie veilig kunnen bewaren en beter kunnen benutten ongeacht de verschijningsvorm, bedrijfslocatie of bewaartijd van die informatie en documenten en zorgen voor een optimale bedrijfsvoering. Iron Mountains diensten verzekeren een correct herstel van data, het voldoen aan wet- en regelgeving en de traceerbaarheid van gegevens en documenten. Sinds 1951 beheert Iron Mountain wereldwijd miljarden informatiedragers en documenten, zoals klantdossiers, bedrijfsadministraties en medische dossiers. Iron Mountain heeft meer dan duizend vestigingen over de hele wereld en beheert 150.000 km archief en 70 miljoen tapes. Grote groei vertonen de diensten voor het digitaliseren en beheren van gedigitaliseerde en bijbehorende broninformatie. Bezoek ook IronMountain.nl. Meer informatie Iron Mountain Benelux Cathelijne Quarré-Bijleveld 06 15 96 44 78 Iron Mountain EU Phil Riley 00 32 (0)470 90 19 52 PublieksWerk Piet van Reeuwijk 020 486 21 39

Trefwoorden: Iron Mountain

Ander nieuws en updates van PublieksWerk

Iron Mountain neemt Recall over voor 2 miljard dollar van PublieksWerk thumbnail
19-05-2016

Iron Mountain neemt Recall over voor 2 miljard dollar

Informatiemanager Iron Mountain breidt de wereldwijde dienstverlening uit dankzij de overname van Recall. Klanten profiteren van een grotere dekking en de uitbreiding van de dienstverlening.


Qurrent is duurzaamste energieleverancier van PublieksWerk thumbnail
10-12-2014

Qurrent is duurzaamste energieleverancier

Qurrent, leverancier van 100% Nederlandse windenergie tegen inkoopsprijs, is duurzaamste energieleverancier van Nederland, volgens het nieuwste onderzoek van Consumentenbond, Greenpeace, Hivos en Natuur & Milieu. Qurrent behoort tot ´de absolute koplopers die een tien scoren op duurzaamheid´, stelt Natuur & Milieu. Dat geldt voor Windunie, Raedthuys, Huismerk en Qurrent.


Qurrent ondersteunt energie-coöperaties bij verkrijgen van SDE+ subsidie van PublieksWerk thumbnail
31-10-2014

Qurrent ondersteunt energie-coöperaties bij verkrijgen van SDE+ subsidie

Qurrent ondersteunt energie-coöperaties bij verkrijgen van SDE+ subsidie


Geluidsprofiel tram en trein verraadt onderhoudsstatus van PublieksWerk thumbnail
27-10-2014

Geluidsprofiel tram en trein verraadt onderhoudsstatus

Sinds kort vist meetinstituut Sensornet ze er zo uit: trams en treinen die naar de remise willen voor een beurt.


Qurrent campagne zegt: ´Als enige willen wij helemaal niks verdienen aan het energieverbruik´ van PublieksWerk thumbnail
05-09-2014

Qurrent campagne zegt: ´Als enige willen wij helemaal niks verdienen aan het energieverbruik´

Qurrent campagne zegt: ´Als enige willen wij helemaal niks verdienen aan het energieverbruik´


Geluid is de sluipmoordenaar van Nederland van PublieksWerk thumbnail
04-09-2013

Geluid is de sluipmoordenaar van Nederland

Meetinstituut Sensornet sponsort de Gouden Decibel voor actiegroepen: de winnaar krijgt gratis metingen van de overlast in de leefomgeving. Met de sponsoring van de prijs, draagt Sensornet bij aan het aanpakken van hinder.


Tradedoubler verdubbelt affiliate-marketingprogramma van Lufthansa van PublieksWerk thumbnail
04-02-2013

Tradedoubler verdubbelt affiliate-marketingprogramma van Lufthansa

Tradedoubler gaat nauwer samenwerken met Lufthansa´s bureau ´metaapes´, in vervolg op eerdere successen in het Verenigd Koninkrijk en in Zuid- en Midden-Europa.


’Bedrijven accepteren datalekken en onderschatten het risico op hoge boetes’ van PublieksWerk thumbnail
25-01-2013

’Bedrijven accepteren datalekken en onderschatten het risico op hoge boetes’

Bedrijven accepteren datalekken en onderschatten het risico op hoge boetes


04-10-2011

Iron Mountain opent volgend, groot Europees scancentrum

Iron Mountain opent volgend, groot Europees scancentrum