Succesvolle aanpak door Pool Management & Organisatie bij Trivium Meulenbelt Zorg

Succesvolle aanpak door Pool Management & Organisatie bij Trivium Meulenbelt Zorg van Pool Management & Organisatie

Door: Pool Management & Organisatie  23-07-2009

In 2006 fuseren Trivium zorggroep Twente en Meulenbelt Zorg tot TriviumMeulenbeltZorg (TMZ). Er ontstaat een organisatie met 1850 medewerkers en 800 actieve vrijwilligers. De personele informatiesystemen van beide fusiepartners moeten geïntegreerd worden. TMZ wil tegelijk een kwaliteitsslag maken. Pool Management & Organisatie wordt ingeschakeld om dit project in goede banen te leiden.

In het logo van de organisatie prijken vijf sterren. Die staan niet alleen voor de vijf gemeenten waarin TMZ actief is (Almelo, Borne, Hengelo, Tubbergen en Twenterand), maar zeggen ook iets over de ambitie: 5-sterren kwaliteit leveren op het gebied van wonen, welzijn, zorg en behandeling van ouderen en chronisch zieken. Vanuit die filosofie wil TMZ niet alleen de beide systemen in elkaar schuiven, maar ook verbeteringen in het proces zelf doorvoeren:
• er moet een heldere informatiestructuur komen
• personele gegevens dienen optimaal beschikbaar te zijn
• de relevante data eenmalig invoeren
• toegankelijk maken van de informatie volgens een duidelijk protocol

“Het was onze insteek dat de projectgroep zoveel mogelijk door eigen mensen zou worden gevormd”, licht bestuursvoorzitter Peter Weda toe, “want dat verhoogt ons gevoel van eigenwaarde en geeft een versnelling bij de implementatie. We hebben Pool Management & Organisatie gevraagd dit project te coördineren. Klaas Pool heeft steeds zelf het proces vanuit een toezichthoudende rol gecoached. Op zijn voorstel zijn we begonnen met het digitaliseren van de personeelsdossiers, omdat door het digitaliseren van dit onderdeel van de administratie een leerproces zou ontstaan voor het digitaliseren van de andere administratieve processen. Dat was een waardevolle suggestie.”

Lopende het traject vertrok bij TMZ de controller, die intern voor dit project verantwoordelijk was. Toch kon de eerste fase succesvol worden afgesloten. Weda: “Dat is mede te danken aan het geduld en de vasthoudendheid van Pool Management & Organisatie. De samenwerking is mij prima bevallen; met name de nuchtere aanpak en de snelheid waarmee problemen werden geanalyseerd. Een van de mensen van Pool is nu bij ons projectleider. Het komt nogal eens voor dat interimmers nauwelijks begeleid worden door hun bureau.

Wat mij opviel was dat Klaas Pool steeds een vinger aan de pols bleef houden. Het resultaat mag er dan ook zijn. De kwaliteit van de processen en de informatievoorziening is duidelijk verbeterd, de acceptatie bij de medewerkers is volledig en we hebben een structurele kostenreductie weten te realiseren. Wat mij betreft gaan we snel verder met een volgend onderdeel.”


Contact Pool Management & Organisatie

E-mail

Deze pagina afdrukken

Share