Onderzoek: Project Assistant draagt bij aan het succes van een project

Onderzoek: Project Assistant draagt bij aan het succes van een project van Win Project Assistants

Door: Win Project Assistants  05-06-2008
Trefwoorden: Zakelijke Dienstverlening, Projecten, Projectmanagement

Onderzoek: Project Assistant draagt bij aan het succes van een project
Van alle projecten in Nederland mislukt 40 procent. En 90 procent loopt uit in geld en/of tijd*. Maar als we de projectmanagers moeten geloven gebeurt dit niet met een Project Assistant in je projectteam. 95 procent van de projectmanagers gelooft dat een Project Assistant kan bijdragen aan het halen van de doelstelling en aan het succes van een project. In praktijk heeft echter maar 45 procent een Project Assistant in zijn of haar team zitten. Hiervan is ook nog een groot deel een interne medewerker die zijn of haar dagelijkse werkzaamheden moet combineren met het bieden van project support. Niet de ideale situatie, zo geven de respondenten aan. De grootste specialist op gebied van Project Assistants (WIN Project Assistants) liet tijdens de Project Management Parade onderzoek doen naar wat men verwacht van een Project Assistant.

Deelnemers onderzoek
In april organiseerde IPMA Nederland het grootste projectmanagementevenement van Nederland, de Project Management Parade. Tijdens dit evenement voor project-, programma- en portfoliomanagers deed ruim 10% van de bezoekers mee aan het onderzoek van Buro Wullenhoven namens WIN Project Assistants. Van de respondenten is 74 procent projectmanager, 10 procent directeur en 7 procent adviseur. Van deze groep heeft 46 een Project Assistant in het projectteam zitten. Of er gebruik gemaakt wordt van een Project Assistant is vaak afhankelijk van de grootte en het budget van het project. Ruim 94 procent geeft aan dat het slagen van een project dichterbij komt met een Project Assistant in je team. In de diepte interviews geven veel respondenten aan dat ze vinden dat de Project Assistant minimaal medeverantwoordelijk is voor het halen van de doelstelling.

De ideale Project Assistant; ondersteuning in de breedste zin van het woord
Waar moet een Project Assistant nu eigenlijk aan voldoen? Wat wordt er van een Project Assistant verwacht? 79 procent heeft het over ‘ondersteuning’ of ‘support’. 36 procent heeft het specifiek over administratieve of secretariële ondersteuning. Maar dat het niet alleen om ondersteuning gaat is door dit onderzoek wel duidelijk geworden. Ruim 150 verschillende termen werden gebruikt om de ideale Project Assistant te omschrijven. Het najagen/aanjagen en inventarisaren van de planning wordt door 34 procent als één van de belangrijkste taken genoemd. Het compleet organiseren van meetings (28 procent) en maken van rapportages (20 procent) zijn daarnaast belangrijke taken. Dat er zoveel verschillende woorden zijn gebruikt om te beschrijven wat er van een Project Assistant wordt verwacht komt ook doordat 49 procent het naast taken over eigenschappen en vaardigheden heeft.

Spilfunctie
Veel managers zien de Project Assistant als eerste aanspreekpunt. Niet zo verwonderlijk dus dat er wordt verwacht dat een project assistent sociaal en communicatief vaardig is. Als vraagbaak moet je inlevingsvermogen hebben, assertief zijn en goed kunnen organiseren. Meedenken, pro-activiteit, gedrevenheid en terriërgedrag worden zeer gewaardeerd. Geen probleemzoekers maar “can do”. De ideale Project Assistant is dienstverlenend tot op het bot. Scherp, zorgvuldig, flexibel, eerlijk, altijd bereikbaar, open, enthousiast en klantgericht. Zoals een project manager het verwoordt: “Wat ik heel erg waardeer is net dat stapje extra. Als je iets vergeet, dat hij of zij dat dan al heeft gedaan.”

Kennis van zaken
Van de Project Assistant wordt verwacht dat zij goed zijn opgeleid en de benodigde ervaring en kwalificaties (bijv. Prince 2, IPMA, MS Project) hebben. Alleen komt daarnaast bij projectmanagers een soort wantrouwen naar boven. Want wil die Project Assistant die voldoet aan dit plaatje wel assistent zijn? Willen ze eigenlijk niet gewoon manager worden? En precies daarom kiezen steeds meer bedrijven voor een specialist om te bemiddelen voor deze speciale functie. Zo kiezen de project assistants van WIN er heel bewust voor om enkele jaren assistant te zijn. Dat wil echter niet zeggen dat ze niet ambitieus zijn. Voor het project waarbinnen ze worden gedetacheerd zijn zij gedreven om het project team te helpen excelleren.

Rechter- en linkerhand van PM
Een goede Project Assistant zorgt dat het hele team zich voor 100% kan focussen op de klus en zodoende tot excellente prestaties kan komen. Maar de Project Manager ziet de Project Assistant daarnaast ook als zijn sparring partner. Enkele uitspraken: "De Project Assistent is letterlijk mijn rechterhand en soms ook mijn linker. De Project Assistent is mijn regelneef" “De Project Assistant moet letten op zaken die in het team spelen maar niet benoemd worden”. “Mijn steun en toeverlaat”. "De Project Assistant moet mij rust geven". WIN Project Assistant werkt o.a. voor ING, ABN Amro, Ministerie Buitenlandse Zaken, BT Global Professional Services, Politie en Fortis Vastgoed.

WINners
WIN Project Assistants zijn professionals op het gebied van project support. Zij fungeren als rechterhand van een project manager en/of vormen de spil van uw project office, tevens kunnen zij een bijdrage leveren aan het opzetten van een project office. Zij zijn goed opgeleid, capabel en doortastend en hebben de benodigde ervaring en kwalificaties (o.a.. Prince 2, IPMA, MS Projects). Maar bovenal zijn zij gedreven om uw Project team te laten excelleren!

WIN stelt Project Assistants uit haar vaste interim-team beschikbaar voor het project, op detacheringbasis. Zij kunnen voor een lange of korte periode ingezet worden. Zij hebben ervaring op projecten met allerlei thema’s: IT, Change, HR, Finance, Legal, Infrastructuur etc.

Team
WIN heeft haar team van Project Assistants zorgvuldig opgebouwd. WIN Project Assistants zijn in vaste dienst bij WIN en gaan een lange termijn carrièrepad aan bij WIN. Zij kiezen voor een ondersteunende rol binnen het project team, omdat ze dienstverlenend ingesteld zijn en/of om veel over project organisaties te kunnen leren.
WIN draagt zorg voor de benodigde begeleiding van de Project Assistant binnen de organisatie. De WIN Project Assistant wordt aangestuurd door een fieldmanager, die tevens het vaste aanspreekpunt is inzake het functioneren van de Project Assistant op het project. Verder zorgt WIN voor coaching en relevante project management trainingen van haar Project Assistants. Ook staat alle kennis en ervaring op het gebied projectsupport ter beschikking van de Project Assistant en het gehele projectteam. Project Assistants zijn gewend om door het hele land ingezet te worden en beschikken over een lease-auto.

Voordelen
Enkele voordelen van deze werkwijze voor de opdrachtgever:
WIN kent haar Project Assistants goed, waardoor goede matching met project en opdracht mogelijk is. WIN kan vanuit het eigen team altijd snel en goed leveren, ook in tijden van arbeidskrapte. WIN Project Assistants zijn direct effectief, een inwerkperiode is niet of nauwelijks nodig. Project Assistants hebben hun focus op de support rol binnen het team, ze worden daardoor niet afgeleid door een andere agenda. WIN wil 'employer of choice' zijn voor haar Project Assistants en legt als werkgever de nadruk op persoonlijke ontwikkeling en project kennis. Hierdoor kan WIN de kwaliteit van haar dienstverlening en haar Project Assistants handhaven. Bij plaatsing op een project, behoudt WIN de verantwoordelijkheden van het werkgeverschap van de Project Assistant. Dit biedt de nodige flexibiliteit en neemt de opdrachtgever veel werk en risico’s uit handen.

Kortom, wie kiest voor een WIN Project Assistant, kiest voor een assistent met:

• specifieke projectkennis
• een sterke ondersteunende rol
• het vermogen om altijd het overzicht te bewaren
• de ervaring om structuur en rust te brengen
• een uurtarief dat beduidend lager ligt dan dat van een projectmanager

* bron: Project Management Parade, ‘De projectmanager in verandering’

 

Onderzoek downloaden? Klik op de volgende link: http://www.projectassistants.nl/Onderzoek_Project_Support.pdf



Trefwoorden: Bedrijfsleven, Buro Wullenhoven Onderzoek, Detachering Project Assistants, Managers, Ondersteuning Projecten, Onderzoek Project Assistants, Onderzoek Project Support, Project Managers, Projecten, Projectmanagement, Projectmanagement Parade, Zakelijke Dienstverlening,